Berkolaborasi secara asinkron (async) ternyata memerlukan mental model yang berbeda. Berikut beberapa hal penting yang saya pelajari dalam percobaan untuk menerapkan lebih banyak komunikasi asinkron akhir-akhir ini:
Know your place
Tidak bisa dipungkiri, bekerja dengan tim yang berbeda zona waktu memang terasa berat. Di sinilah pentingnya mengenali dimana posisi kita dalam tatanan zona waktu tersebut. Hal ini mungkin terasa alami ketika kita berada di zona waktu yang minoritas. Tapi bagi yang lain yang berada di zona waktu mayoritas, hal ini lebih penting lagi untuk diingat. Kadang tanpa disadari, kita bisa saja membuat keputusan yang tidak terdokumentasi sehingga menyulitkan rekan kita yang berada di belahan dunia lain untuk mendapat informasi lebih lanjut.
Plan ahead
Setelah kita tau dimana posisi kita dalam sebuah tim, waktunya kita membuat perencanaan kolaborasi. Dalam komunikasi sinkronus, sangat mudah untuk mencengkeram perhatian rekan kita dalam sekejap ketika kita membutuhkan mereka. Namun, kita tidak bisa melakukannya dalam komunikasi asinkronus. Dalam mengeksekusi suatu proyek, kita harus memperhatikan kapan tenggat waktu penyelesaiannya, kemudian tarik mundur untuk menentukan kapan kita sudah harus menyelesaikannya agar rekan-rekan yang lain bisa memberikan feedback mereka. Kita tidak bisa lagi menerapkan sistem kebut semalam, ketika "malam" bagi masing-masing anggota tim kita memang berbeda.
Buffer time
Perencanaan pada poin sebelumnya, pada dasarnya dibutuhkan untuk memberikan keleluasaan waktu atau buffer time ini. Istilahnya, kita perlu lebih intentional dalam melakukan kolaborasi secara asinkronus. Tidak bisa dilakukan secara tiba-tiba begitu saja. Meskipun begitu, perlu diingat bahwa kita perlu memberikan tenggat waktu yang jelas untuk bisa menyamakan ekspektasi/harapan antara si pemberi tugas dan yang ditugaskan.
Accountability
Lalu yang menjadi pekerjaan rumah selanjutnya adalah, bagaimana kita bisa memastikan rekan kita benar-benar melakukan permintaan kita? Di sinilah sistem akuntabilitas yang jelas diperlukan. Siapa yang perlu melakukannya apa, dan kapan hal tersebut harus selesai. Hal ini rasanya perlu dilakukan secara lebih transparan agar satu sama lain bisa saling mengingatkan. Akuntabilitas yang terjadi secara privat terkadang malah menimbulkan silo di antara anggota tim.